Comment faire une facture : la marche à suivre

L’essentiel du temps passé sur une facture se perd à chercher des données qu’on aurait dû avoir sous la main. Avant de commencer, rassemblez l’identité complète du client — dénomination, adresse de facturation, et son numéro de TVA intracommunautaire s’il s’agit d’un professionnel —, le détail de ce qui a été livré ou réalisé, et les conditions convenues : prix, délai de paiement, acompte éventuel déjà versé.

Si un devis a été accepté, tout est déjà là. C’est la raison pour laquelle la conversion d’un devis en facture fait gagner bien plus que le temps de saisie : elle supprime l’étape où l’on se trompe.

C’est la règle la plus stricte et la plus souvent enfreinte. Les factures doivent se suivre dans une séquence chronologique continue, sans trou ni doublon. Vous pouvez adopter un préfixe par année ou par série — 2026-001, 2026-002 — à condition que la continuité soit respectée à l’intérieur de chaque série.

Une facture annulée ne se supprime pas : son numéro reste consommé, et l’annulation passe par un avoir. Un compteur tenu par le logiciel évite l’essentiel de ces accidents ; une numérotation saisie à la main les rend inévitables à moyen terme.

Une facture incomplète peut être refusée par le client, faire échec à la déduction de la TVA par l’acheteur et exposer l’émetteur à une sanction. En pratique, le premier effet visible est plus prosaïque : le paiement attend la régularisation.

• La date d’émission et le numéro de la facture.
• L’identité complète de l’émetteur et celle du client.
• La désignation précise de chaque produit ou prestation, sa quantité et son prix unitaire hors taxes.
• Le taux de TVA par ligne, le total hors taxes, le montant de TVA et le total toutes taxes comprises.
• La date ou le délai de règlement, les conditions d’escompte, le taux des pénalités de retard.
• L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, due entre professionnels.

Le détail poste par poste, y compris les mentions particulières — franchise en base, autoliquidation, assurance professionnelle du bâtiment — figure dans le guide consacré aux mentions obligatoires.

« Prestation de services » comme seule désignation est la cause la plus fréquente de contestation, et la plus facile à éviter. Nommez l’objet, la quantité dans son unité — heures, jours, mètres, pièces — et le prix unitaire. Une ligne compréhensible six mois plus tard protège autant l’émetteur que le client.

Si votre activité repose sur des prestations récurrentes, un catalogue vous évite de les redécrire à chaque fois, et surtout de les décrire différemment d’une facture à l’autre.

Une facture émise mais non transmise n’existe pas pour le client. Envoyez-la sans attendre la fin du mois : le délai de paiement court à partir de la date convenue, pas de celle où vous vous en souvenez. Conservez une trace de l’envoi.

À mesure que la réforme de la facturation électronique s’applique, cet envoi change de nature pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA en France : la facture ne circule plus directement d’une entreprise à l’autre, elle transite par une plateforme agréée.

C’est l’étape que l’on abandonne en premier, et celle qui coûte le plus cher. Savoir quelles factures restent dues, depuis combien de temps, et lesquelles n’ont été réglées qu’en partie, suppose de tenir le suivi au moment de l’encaissement — pas de le reconstituer à la fin du trimestre.

Les factures se conservent ensuite dix ans. Vérifiez que vous pouvez, à tout moment, ressortir vos documents de l’outil que vous utilisez : c’est la garantie qui compte le jour où vous en changez.