Devis ou facture : quelle différence et quand émettre l’un ou l’autre

Le devis précède la prestation. Il décrit ce qui sera fait, à quel prix, et pendant combien de temps cette proposition reste valable. Tant qu’il n’est pas accepté, il n’engage que celui qui l’émet — et seulement dans la limite de sa durée de validité.

• Il porte une durée de validité, au-delà de laquelle le prix n’est plus garanti.
• Accepté et signé, il vaut accord sur le contenu et le montant.
• Il n’est pas soumis à l’exigence de numérotation continue des factures.
• Refusé ou expiré, il reste utile : il documente ce qui a été proposé.

La facture intervient après. Elle constate ce qui a été livré ou réalisé et ouvre le délai de règlement. Contrairement au devis, elle est un document comptable et fiscal : numérotation continue, mentions obligatoires, conservation.

• Elle porte une échéance de règlement, pas une durée de validité.
• Elle s’inscrit dans une séquence continue, sans trou ni doublon.
• Elle doit porter les mentions légales, y compris pénalités et indemnité de recouvrement.
• Elle sert de pièce justificative pour la comptabilité des deux parties.

Le bon réflexe est de reprendre le devis accepté tel quel, sans le retaper. Les lignes, les quantités, les remises et les taux doivent suivre à l’identique ; seule la numérotation change, puisque la facture entre dans sa propre série.